PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN – Administrasi perkantoran merupakan kegiatan yang berhubungan langsung dengan sistem administrasi dalam sebuah ruang lingkup kantor. Sistem manajemen dalam sebuah ruang lingkup perkantoran ini salah satu bagian dari manajemen yang memberikan informasi sesuai dengan bidang administrasi yang dibutuhkan untuk menunjang berjalannya suatu kegiatan secara efektif.
Untuk memahaminya, kamu harus mengetahui pengertian dari administrasi perkantoran tersendiri. Ada banyak sekali yang berpendapat dalam mendefinisikan administrasi perkantoran. Secara keseluruhan ada dua sumber tentang pengertian administrasi perkantoran, yaitu secara umum dan menurut para ahli.
Daftar Isi
PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
Pengertian Administrasi Perkantoran Secara Umum
Secara etimologi kata Administrasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Ad yang memiliki arti intensif dan ministrare yang memiliki arti melayani, membantu, dan memenuhi.
Dalam pandangan sempit, administrasi perkantoran adalah seluruh kegiatan yang bersifat teknis dan memiliki fungsi atau peran penting dalam pelaksanaan pekerjaan operatif, menyediakan keterangan untuk pimpinan, serta membantu keefektifan organisasi perusahaan.
Secara luas, administrasi perkantoran adalah suatu kegiatan merencanakan, mengarahkan, mengorganisir, menyelenggarakan, mengawasi berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan ruang lingkup kantor dan tata usaha secara tertib.
Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli
Sumber yang kedua ini adalah pengertian secara lebih luas, karena merupakan penjabaran yang merujuk pada pengertian secara umum. Penjabaran ini dikemukakan oleh para ahli yang memiliki pandangan individual terhadap ilmu administrasi perkantoran.
a. William Spriegel dan Ernest Daview
Administrasi perkantoran merupakan pemberian yang mengarah kepada seluruh kegiatan operasional, seperti transportasi, penjualan, manufacturing, dan pengelolaan gudang.
b. Edwin Robinson dan William Leffingwell
Adminitrasi perkantoran adalah turunan dari seni dan ilmu manajemen yang berhubungan dengan operasional pekerjaan kantor secara efisien.
c. Arthur Granger
Administrasi perkantoran diartikan sebagai fungsi untuk menyelenggarakan tata pelayanan komunikasi dan kegiatan dokumentasi dari suatu perusahaan atau organisasi.
d. Suparjati
Administrasi perkantoran merupakan suatu proses kerja sama dalam ruang lingkup kantor demi mencapai tujuan yang ditetapkan dengan melaksanakan fungsi manajemen.
RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN
Apa itu ruang lingkup perkantoran? Ruang lingkup perkantoran adalah suatu ruang atau tempat dilaksanakannya proses kegiatan pengelolaan administrasi perkantoran. Di dalam ruang lingkupnya ini terdapat fungsi-fungsi administrasi perkantoran.
Fungsi Manajemen Administrasi Perkantoran
1. Kegiatan Kantor
A. Perencanaan perkantoran (Office Planning)
Kegiatan pertama yang dilakukan dalam proses mengelola kantor adalah menyusun perencanaan oleh pimpinan perusahaan atau organisasi. Biasanya sebuah perusahaan akan mengadakan rapat kerja untuk menentukan target serta agenda apa saja yang akan dicapai untuk ke depannya.
Dalam rangka mencapai tujuan bersama, perlu ditindak lanjut mengenai pertimbangan resiko yang mungkin akan dihadapi. Perencanaan perkantoran dalam bidang sumber daya administrasi ini penting untuk dirumuskan secara matang, agar menyesuaikan dengan kebutuhan.
Berikut klasifikasi penting mengenai perencanaan kantor yang harus diperhatikan.
1. Perencanaan gedung
Proses perencanaan gedung meliputi anggaran pembangunan, lokasi pembangunan, rangka gedung.
2. Tata ruang kantor
Menata properti kantor dengan senyaman mungkin.
3. Penerangan
Pastikan setiap ruangan memiliki pencahayaan dari lampu dan pencahayaan alami dari sinar matahari.
4. Ventilasi
Sediakan ventilasi dalam setiap ruangan, agar sirkulasi udara lebih efektif.
5. Perlengkapan dan perabotan kantor
Membuat perencanaan pengadaan barang perlengkapan dan peralatan kantor.
6. Standar operasional kantor
Merancang standar operasional prosedur kantor, seperti kebijakan dan ketentuan tertulis maupun tidak tertulis.
7. Rencana anggaran
Membuat rencana anggaran dalam waktu berkala yang ditujukan untuk segala kebutuhan.
8. Standar kualitas kerja
Memberikan ketentuan dalam pelaksanaan kegiatan kerja.
9. Sistem informasi dan telekomunikasi
Membutuhkan sistem dan instalasi perangkat komunikasi.
B. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)
Organisasi tersendiri memiliki arti sekelompok orang yang memiliki tujuan bersama dan ingin mencapai suatu tujuan yang telah dirumuskan. Dalam fungsi manajemen perkantoran, organisasi merupakan proses pembentukan sekelompok orang, tugas-tugas, peralatan, dan wewenang untuk menciptakan sebuah organisasi yang dilaksanakan dalam rangka menyatukan kekuatan dan mencapai tujuan bersama.
Ada 3 poin yang merupakan fungsi-fungsi organisasi yang harus dilaksanakan, yaitu :
1. Pemeliharaan relasi kerja yang efektif dengan pimpinan maupun bawahan.
2. Pengarahan tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi.
3. Penyediaan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan operasional, agar karyawan lebih mudah dalam menggunakan.
C. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)
Pengarahan ini merupakan kegiatan yang dilaksanakan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses kerja secara maksimal, agar hasil sesuai dengan target dan sasaran yang telah dirumuskan.
1. Menggunakan sistem yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.
2. Menggunakan sistem yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan.
3. Memberikan bantuan atau solusi kepada bawahan yang mengalami kesulitan dalam bekerja.
4. Menyatukan visi misi karyawan dan organisasi.
5. Perancangan sistem komunikasi yang efektif dengan karyawan.
6. Menggunakan pemikiran yang adil dalam memberikan gaji karyawan.
D. Pengawasan Perkantoran
Pengawasan adalah proses pengamatan terhadap seluruh pelaksanaan kegiatan organisasi. Kegiatan ini berguna untuk menjamin pekerjaan yang sedang berjalan sesuai dengan rencana yang telah dirumuskan. Objek pengawasan dalam ruang lingkup perkantoran meliputi :
1. Waktu pekerjaan kantor
2. Kualitas pekerjaan kantor
3. Dokumentasi
4. Pelayanan kantor
5. Metode dan standar operasional pekerjaan kantor
6. Biaya perkantoran
7. Peralatan dan perabotan
Tujuan Administrasi Perkantoran
Menurut GR Terry
GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, memiliki pandangan tersendiri mengenai tujuan administrasi perkantoran.
1. Memberikan semua keterangan dengan rinci dan lengkap dan dipentingkan siapa saja, kapan dan di mana hal itu dibutuhkan untuk pelaksanaan organisasi atau perusahaan secara efisien.
2. Membuat catatan dengan biaya seminimal mungkin.
3. Memberikan pekerjaan tata usaha yang efektif dan efisien.
4. Membantu perusahaan dalam persaingan.
5. Memberikan laporan dengan biaya serendah-rendahnya.
Secara umum
1. Menerapkan dan meningkatkan kemampuan teknologi informasi agar pelaksanaan tugas berjalan secara efektif dan efisien.
2. Menerapkan dan meningkatkan kemampuan pengelolaan dokumen sesuai standar operasional prosedur yang berlaku dalam perusahaan.
3. Menerapkan dan meningkatkan kemampuan pengelolaan administrasi keuangan (Accounting), agar proses pengelolaan aspek keuangan dapat dipertanggungjawabkan serta dilaporkan.
4. Menerapkan dan meningkatkan pelayanan perusahaan terhadap relasi.
5. Menerapkan dan meningkatkan kemampuan dalam merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi, dan mengevaluasi tugas yang menjadi tanggung jawab masing-masing.
6. Menerapkan dan meningkatkan kemampuan berkomunikasi terhadap relasi dengan memperhatikan etika dan lingkungan.
KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN
1. Bersifat Pelayanan
Pekerjaan kantor memiliki karakteristik bersifat pelayanan, karena berfungsi untuk membantu pekerjaan utama agar dapat terlaksana secara efektif dan efisien.
2. Bersifat Terbuka dan Luas
Administrasi perkantoran bersifat terbuka dan luas, artinya semua pelaksanaan tugas kantor dapat dilakukan di mana saja, tidak harus dalam gedung sebagai acuannya.
3. Dilaksanakan Oleh Semua Pihak
Pekerjaan kantor dapat dilakukan semua pihak dalam organisasi atau perusahaan, mulai dari pimpinan hingga karyawan yang paling rendah jabatannya.